Cómo tener una reunión virtual exitosa.
El contexto actual nos ha obligado a redefinir los modos de reunión y trabajo, por lo que se hace necesario tener un buen manejo de plataformas virtuales y formas de interactuar para conseguir sacar el mayor provecho al encuentro.
Acá te recomendamos una metodología para organizar y llevar a cabo de mejor manera tu reunión virtual:
Etapa 1: preparación
En esta etapa tenemos 5 pasos que deben ser considerados antes de iniciar la reunión:
- Definir el tipo de reunión. Esto ayudará en la preparación de todos. ¿Es una reunión para solucionar problemas o para tomar decisiones? ¿Es una reunión informativa o para coordinar trabajos?
- Seleccionar una plataforma de gestión del conocimiento. Es importante que al elegir la plataforma se considere si es fácil de operar por todos los participantes, así como también si es fácil el intercambio entre los participantes
- Configurar la sala. Lo primero es compartir el enlace a la reunión con los participantes. Si es la primera vez que se usa, recomendamos que todos se conecten 10 o 15 minutos antes para pruebas de uso y solucionar problemas. Es importante tener los documentos que se utilizarán en la misma carpeta para tener acceso y poder compartirlos con facilidad.
- Participantes y roles. Es necesario definir algunos roles dentro de una reunión virtual. Acá te mencionamos los más importantes:
- Moderador: sus labores van desde ayudar a los participantes, y verificar que estén todos conectados, hasta dar la palabra de inicio y organizar las intervenciones.
- Orador: el orador debe tener la presentación lista y disponible para que todos puedan seguirla mientras habla.
- Participante: todos aquellos que están en la reunión. Por lo general, pueden dar comentarios, opinar y presentar temas pertinentes a la reunión.
- Agenda. Debe ser enviada con anticipación a los participantes de la reunión para evitar que esta se prolongue más de lo debido. Es importante definir elementos como: identificación (nombre y apellido, cargo, institución, etc), presentación de los participantes, desarrollo de la reunión, cierre y próximos pasos acordados.
Etapa 2: desarrollo
Esta etapa considera pasos que se deben seguir desde el comienzo de la reunión hasta su finalización:
- Momentos previos a la reunión. El moderador debe ingresar 15 minutos antes a la sala para comprobar que todo esté en orden, recibir a los participantes y comprobar que todos pudieron entrar bien y que tienen el audio funcionando.
- Comienzo de la reunión. Una vez estén los participantes, la reunión puede comenzar con una bienvenida y explicación de las pautas básicas para interactuar. El moderador deberá contar con otro medio de comunicación para comprobar si aquellos que no han ingresado a la sala virtual tienen algún problema de conectividad u otro inconveniente.
- Proceso de desarrollo. Es importante respetar los tiempos y roles establecidos. El moderador tiene un rol clave, puesto que es el encargado de hacer que se respeten la agenda y los tiempos de intervención. Debe estar atento a los participantes de la sala (y también al chat) para poder asignar la palabra y permitir la participación.
- Cierre de la reunión. Una vez tratados todos los puntos de la agenda, el moderador debe hacer una síntesis de lo conversado e identificar los pasos a seguir. Si corresponde, también debe asignar tareas y responsabilidades a los participantes. Si se trata de una reunión para tomar decisiones, es importante resumir los acuerdos que se tomaron para que todos tengan claridad.
Etapa 3: seguimiento
Esta etapa depende mucho del tipo de reunión que se llevó a cabo y consiste, principalmente, de 2 pasos:
- Acta. Si se tomaron decisiones o gestionaron los avances de un proyecto, es importante que estos hayan quedado por escrito y sean enviados a todos para su revisión y aprobación. También se pueden agregar los pasos a seguir y quiénes quedaron a cargo. Si la reunión fue grabada, en el acta debe ir el enlace para acceder a la grabación y también un acceso al material con el que se trabajó.
- Material didáctico. Si la reunión fue más informativa o una clase magistral, se recomienda compartir el material durante la reunión para que todos cuenten con este. De igual forma, si se lograron recopilar los datos de los participantes, este material puede ser enviado por correo electrónico o se puede crear un repositorio digital para ser consultado.